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Études de cas11 octobre 2021Cristina Soica, Chargée de mission pour l’Association de Professionnels du Traitement des Eaux & des Nuisances

"Performance, professionnalisme, réactivité et bienveillance!" Pour la 24e édition de son congrès, l’APTEN a dû faire face à la crise sanitaire. À la dernière minute et afin de pas annuler son congrès qui n’a lieu que tous les deux ans, elle s’est finalement résolue à organiser son congrès en 100% virtuel. Une nouvelle expérience pour les organisateurs comme pour ses congressistes.

Cristina Soica, Chargée de mission pour l’Association de Professionnels du Traitement des Eaux & des Nuisances, s’exprimait en 2020 sur son expérience avec la solution de salon virtuel développée par Expopolis. Retour sur une expérience unique.

 

Dans quel état d’esprit étiez-vous en 2020?

Nous ne nous doutions pas du tout de l’évolution de la crise sanitaire. Nous étions très optimistes et pensions qu’au mois de mai tout serait rentré dans l’ordre. Puis, il a fallu se résoudre. Le présentiel était impossible, mais nous étions déjà très avancés dans le temps. Je remercie mille fois Pascale et Thibault, car nous avons fait appel à eux mi-juillet avec la contrainte d’avoir une plateforme virtuelle prête début octobre.

 

Pourquoi avoir choisi de faire confiance à ExpoPolis?

Sur son site, ExpoPolis a très bien identifié les modules qui fonctionnent avec son logiciel. Notamment les modules propres aux conférences. Nous avons tout de suite compris que leur outil pourrait s’adapter à nous et à nos besoins. Le socle de notre congrès, c’est le programme des conférences, car c’est un congrès scientifique, auquel s’ajoute un salon d’exposition de matériel, dans le domaine du traitement de l’eau. Notre congrès est une référence pour les professionnels de ce domaine. Pour son rendu final, nous avions une idée de ce que nous souhaitions, mais sans savoir si quelqu’un en France, ou ailleurs, pouvait le faire. C’est pour cette raison que nous avons cherché un prestataire comme ExpoPolis, capable de nous proposer un outil qui fasse à la fois salles de conférences et salon d’exposition.

Comment s’est passée l’organisation de ce premier congrès virtuel?

Cela a été une très belle expérience pour nous, en tant qu’organisateur! Nous avons découvert et appris plein de choses. Nous ne regrettons pas du tout d’avoir fait ce pari de tout maintenir et de ne rien amputer à notre congrès! Nous avons été très bien accompagnés par ExpoPolis. De plus, nous savions que quoi qu’il arrive, l’équipe serait là pour répondre rapidement à nos sollicitations. Personnellement, je suis pleine de gratitude pour toute la bienveillance et la disponibilité qu’ils ont eues envers nous. C’était plus que parfait et ça a marché du tonnerre!

Quels sont les atouts d’un congrès virtuel en comparaison à un congrès classique – en présentiel?

Pour nous, l’atout de ce format et de la solution ExpoPolis est de pouvoir visualiser toutes les conférences du congrès. En temps normal, il n’est pas possible d’assister à tout. Il faut faire un choix entre plusieurs conférences qui se déroulent en même temps. Grâce au virtuel et à ExpoPolis, toutes les conférences sont enregistrées et sont disponibles en replay. Les congressistes ont pu tout voir et tout écouter à l’heure de leur choix via la plateforme.

Quel est votre sentiment général vis-à-vis de l’ergonomie et de l’utilisation de la plateforme ExpoPolis?

Elle est extrêmement facile à appréhender. Elle est également très belle ce qui n’est pas négligeable, car ça donne envie d’aller chercher ce qui s’y trouve. Elle est très intuitive et facile d’utilisation. En pratique, le logiciel c’est à nous de l’habiller, de le mettre en place : d’insérer les conférences, ainsi que les posters scientifiques qui nous ont été transmis par leurs auteurs, de rajouter tous nos supports. Pareil pour nos exposants. Dès que nous avons eu la main sur la partie exposition, nous avons envoyé à nos exposants les informations. C’était comme un nouveau jouet! On était tous enchantés! Les exposants, de leur côté, ont tout de suite commencé à mettre en place leurs stands. En quelques heures, plusieurs d’entre eux avaient pratiquement tout installé. On a été très surpris et très heureux de voir comment ils se sont pris, également, au jeu de l’outil. Tous les retours de nos congressistes ont été très positifs!

Quelle sera la place des congrès virtuels après le retour à la vie « normal » : hors crise sanitaire?

Bien que le virtuel soit un outil formidable, il est très important pour nous d’avoir du présentiel. Je pense que la solution hybride est en ce sens un très bon compromis : pour pouvoir donner un accès au congrès à toutes les personnes qui ne peuvent pas se déplacer pour différentes raisons (financières ou de distance…), mais aussi bien et pas en dernier, pour réduire l’empreinte environnementale d’un évènement.